9 cách tạo nên một cuộc họp hiệu quả !

75

9 cách tạo nên một cuộc họp hiệu quả ! – Cuongquach.com | Bạn có bao giờ bắt gặp nhân viên hoặc đồng nghiệp đang trong tình trạng “mở mắt không lên” hay “ngáp liên tục” trong suốt cuộc họp, dù họ không hề thiếu ngủ? Tại sao lại cứ để các cuộc họp trôi qua một cách tẻ nhạt như vậy?

Dưới đây là 9 cách mà chúng tôi tin rằng có thể giúp bạn tận dụng thời gian trong cuộc họp một cách hiệu quả nhất.

Có thể bạn quan tâm chủ đề khác
Tại sao khách hàng đóng vai trò quan trọng trong tiến trình đổi mới
Ngoại ngữ – Cản trở lớn nhất của sinh viên CNTT
Sáu dấu hiệu cho thấy đã đến lúc dân IT nên nghỉ việc
Top 7 rủi ro bảo mật mà doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt

1. Có mục tiêu rõ ràng

Bạn phải nắm rõ mục đích chính của cuộc họp và cố gắng tập trung vào nó. Hãy trình bày một cách rõ ràng và súc tích nhất có thể để mọi người hiểu lí do của buổi họp. Chẳng hạn: “Mục tiêu của cuộc họp này là quyết định có nên sử dụng máy móc thay cho nhân công hay không?”. Bạn cũng có thể thông báo trước đến người tham dự bằng cách ghi vào trong thư mời họp và nhắc lại nó một lần nữa khi cuộc họp bắt đầu.

2. Nêu rõ ý định của bạn

Khi bắt đầu cuộc họp, hãy nói cho mọi người biết mong muốn của bạn. Ví dụ: “Tôi muốn mọi người đưa ra ý kiến cá nhân của mình và chúng ta sẽ thảo luận để đi đến quyết định cuối cùng”. Lúc này, mọi người đều hiểu mục tiêu của cuộc họp và những gì bạn mong đợi ở họ. Việc cởi mở và thẳng thắn sẽ giúp bạn xây dựng được lòng tin đối với nhân viên của mình.

3. Tạo Time – box

Bạn cần đảm bảo trọng tâm và giữ cuộc họp đi đúng hướng. Cách tốt nhất để làm điều này là hãy tạo một time-box, tức là phân bổ thời gian cụ thể cho từng chủ đề. Đây cũng là một cách để giữ chân người tham dự. Đồng thời, nên dành ra khoảng 15 phút cuối đi một vòng quanh phòng họp. Hãy tương tác với từng người xem liệu họ có thắc mắc hay suy nghĩ gì khác không. Trong một nhóm người, sẽ luôn có người phát biểu nhiều, người phát biểu ít. Bạn cần cho họ biết mình xem trọng ý kiến của tất cả mọi người và mong muốn họ được nghe ý kiến của họ.

4. Chọn lọc đối tượng tham dự

Một cuộc họp sẽ thành công hơn nếu bạn mời đúng người. Bởi vì những người không có đóng góp tích cực sẽ làm không khí cuộc họp đi xuống. Ngoài ra, hãy yêu cầu những người không thể tham dự cử đại diện được uỷ quyền tham dự cuộc họp.

5. Hãy sáng tạo

Có nhiều cách giúp bạn gây hứng thú khi triển khai cuộc họp. Ngoài các kỹ thuật online thì các công cụ truyền thống để sketch-note như giấy ghi chú, bút vẽ cũng nên được áp dụng. Hãy đảm bảo mọi người tham gia tích cực vào phiên họp. Bạn nên khuyến khích mọi người tập trung trước bảng thuyết trình để tăng sự kết nối và tốc độ cuộc họp.

6. Dành thời gian lên kế hoạch cho cuộc họp

Có những điều kiện tiên quyết giúp tạo nên một cuộc họp thành công. Hãy chắc chắn rằng bạn dành thời gian để lên kế hoạch xác định mục tiêu, mục đích và time-box. Khi những việc này trở thành thói quen, bạn sẽ không mất nhiều thời gian!

Hình 2

7. Giải lao

Nếu cuộc họp kéo dài quá lâu, bạn nên dành ra 5 phút giải lao mỗi giờ để giảm căng thẳng. Mọi người sẽ có thời gian để duỗi chân, uống nước, đi vệ sinh… và lấy lại tinh thần. Vậy nên, nếu bạn muốn người khác luôn ở trong trạng thái tốt nhất, đừng làm họ cảm thấy không thoải mái khi tham gia cuộc họp!

8. Gác lại quan điểm cá nhân

Đừng nên cố gắng đưa mọi người trong buổi họp đi theo hướng ủng hộ ý kiến của bạn. Rõ ràng, điều này sẽ vô tình khiến người khác nghĩ rằng ý kiến của họ không có giá trị. Bạn hãy gác lại quan điểm cá nhân của mình, và dẫn dắt mọi người cùng thảo luận và chia sẻ kiến thức.

9. Tóm tắt

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là việc tóm tắt lại các ý chính đã quyết định trong cuộc họp. Và nếu còn có ai chưa thông suốt, đây sẽ là cơ hội để mọi người cùng làm rõ vấn đề lần nữa. Hãy nhớ rằng, nếu muốn thành công cần lắng nghe và chia sẻ. Chỉ đơn giản vậy thôi!

Nguồn: https://cuongquach.com/

Đánh giá sao từ người đọc :
[ Tổng : 0 - Trung bình: 0 ]