Email là gì ? Thư điện tử là gì ?

130

Email là gì ? Thư điện tử là gì ?Cuongquach.com | Trước đây, mọi người đã từng rất quen thuộc với việc viết thư tay và kiên nhẫn đợi nhận thư phản hồi. Nhưng ở hiện tại, chúng ta có thể gửi – nhận thư vào bất kỳ thời điểm nào và ở bất cứ nơi nhờ vào việc sử dụng dịch vụ email (thư điện tử).

Có thể nói email đã trở thành phương tiện giúp cho việc giao lưu, truyền đạt, trao đổi, chia sẻ thông tin… giữa các cá nhân, tổ chức và quốc gia trên khắp thế giới trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Vậy thì email là gì, và tại sao mọi người lại ưa chuộng sử dụng email như vậy?

email-la-gi-thu-dien-tu-la-gi

1. Email là gì?

Email (hay e-mail) là tên viết tắt của electronic mail mà chúng ta gọi là thư điện tử. Thay vì dùng giấy viết thư, email được soạn thảo và gửi đi thông qua các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính. Một địa chỉ email gồm hai thành phần là tên người dùng và tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email, được ngăn cách nhau bởi dấu @. Ví dụ: name@gmail.com .

2. Một số khái niệm cơ bản dùng trong email:

email là gì
email là gì
  • Gửi email: Sau khi hoàn tất soạn thảo, bạn nhập địa chỉ email của người nhận, rồi click gửi mail. Mail sẽ gần như lập tức được gửi đến người nhận. Bạn cũng có thể gửi mail cho nhiều người cùng một lúc.
  • Truyền email: Mail được truyền từ người gửi đến người nhận nhờ server email. Để gửi mail, cần có giao thức giao thức SMTP và POP/IMAP để tải mail về thiết bị.
  • Nhận mail mới: Khi có mail gửi đến hộp thư, bạn chỉ cần click vào nó để mở và đọc thư cũng như xem các tệp đính kèm.

3. Email được sử dụng để làm gì?

email la gi - 3
email la gi – 3

Có nhiều lý do khiến email trở nên phổ biến, có thể kể đến như sau:

  • Tốc độ: Vận tốc truyền email chỉ nằm trong khoảng vài giây đến vài phút. Đây chính là lợi thế nổi trội khi sử dụng dịch vụ này.
  • Thuận tiện: Trong một số trường hợp, việc gửi email tốn ít thời gian hơn nhiều so với gọi điện thoại trực tiếp, đặc biệt nếu đó là một cuộc hội thoại dài.
  • Đính kèm tệp: Khi gửi mail, bạn có thể sẽ phát sinh nhu cầu đính kèm file (hình ảnh, âm thanh, tài liệu, …). Chức năng đính kèm tệp của email sẽ giải quyết tốt vấn đề này.
  • Dễ dàng truy cập: Một tài khoản email không chỉ chứa các tin nhắn mà còn có các tệp và thông tin quan trọng khác. Việc sử dụng các ứng dụng email sẽ giúp bạn dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm các thông tin này.
  • Bản ghi: Khi sử dụng email, bạn sẽ được tạo sẵn các bản ghi cuộc hội thoại. Thao tác này sẽ không thể thực hiện được với một cuộc hội thoại trực tiếp qua điện thoại. Những bản ghi này có thể in ra dễ dàng hoặc lưu trữ để tìm lại khi cần thiết.
  • Không giới hạn không gian và thời gian: Email không giới hạn số ký tự trong một mail. Bạn có thể viết hết mọi điều mình muốn trong một email và dành bao nhiêu thời gian tùy thích để viết email hoặc xem đi xem lại nhiều lần trước khi gửi.
  • Miễn phí: Nhắn tin hoặc gọi điện dù ít hay nhiều đều phải trả phí dịch vụ, riêng email thì không. Bạn chỉ cần tạo một tài khoản email riêng cho mình, đảm bảo có mạng Internet và có thể vô tư sử dụng email.
  • Bảo mật:Các dịch vụ email được tạo ra với quyền riêng tư và bảo mật cao. Vì vậy, bạn có thể yên tâm rằng mail và các thông tin trong mail chỉ hiển thị với người nhận được chỉ đích. Đây là ưu điểm vượt trội hoàn toàn so với thư truyền thống.

4. Các lỗi thường gặp phải khi sử dụng email

Thật không may, vấn đề lớn nhất của email là chính là thư rác (Spam Mail) – là những email thư không được người nhận yêu cầu hoặc mong đợi.

email là gì - 4
email là gì – 4

Mỗi ngày có thể có hàng trăm email rác được gửi đến hộp thư của bạn và nhấn chìm một số email quan trọng. Tuy nhiên bạn cũng đừng quá lo lắng vì hiện nay, các nhà cung cấp dịch vụ email đã phát triển bộ lọc tin nhắn rác và phân loại đó vào mục Spam. Hệ thống này làm việc rất hiệu quả.

Để report các thư spam, bạn có thể làm như sau:

  • Xác định nguồn đích của mail.
  • Tìm ISP người gửi được sử dụng để gửi mail.
  • Xác định đúng người cần liên hệ tại ISP đó.

5. Một số mẹo sử dụng Email

Sử dụng các tài khoản email khác nhau cho các mục đích khác nhau.

Bạn tốt nhất nên có tài khoản email riêng cho các mục đích riêng biệt. Ví dụ, bạn có thể có một email cho doanh nghiệp và một email cho các hoạt động xã hội. Điều này có nghĩa là bạn có thể kiểm tra email cá nhân vào buổi tối mà không phải suy nghĩ / lo lắng về việc kinh doanh. Nếu bạn thấy một tin nhắn quan trọng từ sếp của bạn, nó có thể làm hỏng cuối tuần hoặc buổi tối của bạn. Vào cuối ngày bạn muốn có thể thoát khỏi công việc. Một số người cảm thấy thật bất tiện khi kiểm tra 2 tài khoản email khác nhau. Nhưng sự bất tiện tương đối dễ dàng vượt trội hơn bởi những lợi ích.

Email không phải lúc nào cũng là hình thức liên lạc tốt nhất.

Nếu bạn có một vấn đề thực sự quan trọng hoặc bạn khó chịu với ai đó, gửi email thường không phải là câu trả lời tốt nhất. Nếu cần thiết hãy nói chuyện trực tiếp với người đó, thay vì qua email.

Sử dụng một tiêu đề tốt

Nhiều người bỏ qua tiêu đề của một email. Một tiêu đề xấu thậm chí có thể bị xóa như thư rác.

Viết văn phạm rõ ràng

Chỉ vì nó là một email, không có nghĩa là chúng ta có thể viết thư như một đứa trẻ 5 tuổi hoặc sử dụng ngôn ngữ tin không lịch sự. Điều này cho thấy sự lười biếng và thiếu quan tâm. Nếu bạn có thời gian để trả lời đúng, hãy đợi cho đến khi bạn làm được. Giữ email ngắn gọn, nhưng đừng hoàn toàn bỏ qua việc sử dụng ngữ pháp và chính tả cơ bản.

Xác nhận các email quan trọng

Nếu ai đó gửi một số tài liệu, tệp hoặc tin nhắn quan trọng, ít nhất hãy chắc chắn rằng bạn xác nhận đã nhận được. Nếu không, họ có thể không chắc chắn rằng họ đã nhận được chúng. Nó không phải là lâu dài; nó có thể khá ngắn

Tạo một phản hồi tiêu chuẩn

Nếu bạn thấy mình gửi câu trả lời tương tự cho nhiều người, hãy soạn một tin nhắn nháp và lưu nó trong thư mục bản nháp của bạn (hoặc viết nó bằng từ). Bạn có thể sử dụng phản hồi tiêu chuẩn này để gửi email cho nhiều người. Donith quên cá nhân hóa nó bằng cách thêm tên của họ.

Hãy cẩn thận về việc trả lời tất cả (Reply-all)

Nếu bạn chưa quen với email, hãy chắc chắn rằng bạn biết sự khác biệt giữa trả lời một người và trả lời mọi người trên tin nhắn ban đầu. Đủ để nói rằng bạn sẽ gửi nhiều email mà mọi người không muốn thấy. Có thể cực kỳ xấu hổ khi gửi một tin nhắn cá nhân cho mọi người xem – nó đã xảy ra. Nếu bạn có nhân viên mới, hãy chắc chắn rằng họ biết về sự khác biệt này. Nó sẽ tiết kiệm rất nhiều vấn đề tiềm năng.

Soạn chữ ký của bạn

Có một chữ ký trông chuyên nghiệp và tiết kiệm gõ cùng một thông tin mỗi email. Hãy nhớ rằng mọi người có thể muốn liên hệ với bạn thông qua các phương pháp hơn email. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn có một số điện thoại và địa chỉ. Nếu có liên quan thêm bất kỳ trình độ và trang web mà bạn có. Điều này cung cấp cho mọi người một cơ hội để tìm hiểu thêm về bạn.

Nguồn: https://cuongquach.com/

LEAVE A REPLY