Sang Mỹ, điều đầu tiên mình học được là từ trước đến giờ mình đã lãng phí quá nhiều thời gian. Thời gian là vô hạn, nhưng thời gian mình tồn tại trên quãng đời này là có hạn. Nhiều người, trong đó có mình, chỉ chăm chăm học cách quản lý tiền bạc mà chưa bao giờ học cách quản lý một nguồn tài sản khác hữu hạn và vô cùng quan trọng: thời gian. Trong bài viết này, mình chia sẻ với các bạn một số kỹ năng quản lý thời gian mình học được ở Mỹ.
Contents
1. Định rõ mức độ quan trọng của những việc bạn muốn làm
Mình nghe khá nhiều người than thở rằng họ muốn làm xyz gì đó nhưng họ không làm được vì không có thời gian. Sự thật là thời gian ai cũng có. Một ngày 24 giờ, một tuần 7 ngày, không ai có nhiều hơn và cũng không ai có ít hơn. Nếu bạn thực sự muốn làm một điều gì đó, bạn sẽ sắp xếp thời gian để làm việc đó, cho dù nó có bao gồm việc bạn phải từ bỏ những việc khác mà bạn cũng rất thích nhưng ít quan trọng hơn.
Ví dụ, khi mình muốn đi du học Mỹ, mình biết rằng mình sẽ phải dành thời gian để luyện thi TOEFL, SAT, viết bài luận. Lúc bấy giờ, mình cũng đã khá bận rộn với công việc, viết blog, leo núi, bạn bè. Nhưng lúc đó, việc du học với mình là quan trọng nhất, nên mình biết mình phải dành thời gian cho nó. Mình xác định rằng công việc với mình là quan trọng thứ hai, viết blog thứ ba, leo núi thứ tư, và bạn bè thứ năm. Mình cắt bớt thời gian bắt đầu từ cái ít quan trọng nhất. Mình tắt Facebook và điện thoại để khỏi bị bạn bè rủ đi chơi. Mình bỏ leo núi, viết blog mỗi tháng một lần thay vì mỗi tuần một lần, và chỉ nhận dự án bán thời gian.
Nếu bạn chưa từng nghĩ về điều gì là quan trọng với mình, có thể đây là thời gian tốt để bắt đầu. Những ưu tiên của bạn sẽ thay đổi tuỳ vào thời gian và hoàn cảnh. Hồi học cấp ba, những điều quan trọng với mình bao gồm thi qua tốt nghiệp, nói tiếng Anh như người bản địa, viết báo, trượt ván. Bây giờ, điều quan trọng với mình bao gồm: nghiên cứu, viết sách, chạy, và một số dự án nhỏ nhỏ đóng góp cho xã hội, ví dụ như viết loạt bài kỹ năng này.
Với một số người, kiếm tiền là quan trọng, và họ dành thời gian theo đuổi mục tiêu đó. Nhưng với mình, tiền bạc là hệ quả của việc mình làm một việc gì đó thật tốt. Mình chưa bao giờ đặt mục tiêu kiếm thật nhiều tiền, nhưng đặt mục tiêu là trở thành người viết sách bán chạy hay trở thành một nhà nghiên cứu đầu ngành. Nếu mình đạt được mục tiêu đó, tiền sẽ tự nhiên đến.
Lời khuyên cho các bạn đang muốn cưa cẩm ai đó: nếu người đó coi bạn là quan trọng với họ, họ sẽ tìm thời gian cho bạn. Nếu họ quá bận rộn để gặp gỡ bạn, họ có thể thích bạn chút chút, nhưng họ còn thích rất nhiều cái khác nhiều hơn.
2. Lên lịch cho những việc mình muốn làm
Stanford hay những công ty mình thực tập, hầu như ai cũng sử dụng một ứng dụng calendar nào đó. Mình dùng Google Calendar vì giao diện dễ sử dụng, có sync với gmail của mình, và cho phép mình gửi invitation đến người khác. Ví dụ, nếu mình book vé một chuyến bay từ 2h đến 6h và có confirmation gửi vào gmail, nó sẽ tự động thêm vào calendar cho mình.
Có hai lý do chính để dùng calendar. Thứ nhất, để mình khỏi quên. Nếu bạn đã từng phải thốt lên: “Thôi chết, chiều nay tao có hẹn mà quên xừ đi mất,” thì bạn nên dùng calendar. Bạn thêm việc mình muốn làm vào calendar, địa điểm làm việc đó, người liên quan, để nó báo trước cho bạn 10 phút, 30 phút, hay một ngày, tuỳ bạn chọn. Nếu không có calendar, chắc mình sẽ phải dùng một phần kha khá khả năng não bộ của mình chỉ để nhớ xem mình phải gặp ai, làm gì, ở đâu. Khi vào năm học, thường lịch của mình sẽ nhìn như thế này.
Thứ hai, để mình nhận thấy sự hữu hạn của thời gian. Sau khi điền những khoảng thời gian bạn phải dành cố định vào việc ngủ, làm việc, học bài, đi lại, bạn sẽ nhận ra rằng thời gian còn lại của bản thân chẳng đáng là bao và do đó, biết trân trọng thời gian hơn. Ví dụ, một ngày mình phải dành 8 tiếng để ngủ, 8 tiếng làm việc, 2 tiếng ăn uống, 1 tiếng đi lại, 30 phút đọc sách, 30 phút chạy, 30 phút đi vệ sinh, như vậy còn 3.5 tiếng để giải quyết những vấn đề phát sinh, theo đuổi dự án cá nhân, viết lách, dành thời gian cho gia đình, hay gặp gỡ bạn bè. Nếu mình không biết sử dụng thời gian một cách sáng suốt thì thời gian sẽ trôi vèo vèo mà bản thân vẫn chưa làm được điều gì mong muốn.
3. Xác định thời gian chết
Khi một công ty muốn cắt giảm chi phí, việc đầu tiên họ làm là rà soát sổ sách xem họ đang lãng phí tiền bạc vào khoản nào. Cũng như vậy, khi mình muốn cắt giảm thời gian sử dụng không hiệu quả, điều đầu tiên mình cần làm là tìm hiểu xem mình sử dụng thời gian không hiệu quả như thế nào.
Có quá nhiều cơ hội để chúng ta sử dụng thời gian không hiệu quả, ví dụ như lướt mạng xã hội không chủ đích, ngủ quá nhiều, chờ đợi người khác, chờ đợi tàu xe, lang thang ở trung tâm mua sắm, đọc sách ngôn tình rồi mơ mộng soái ca, nằm thấp thỏm trên giường mà không ngủ được. Có những điều thỉnh thoảng làm thì được tính là giải trí, nhưng nếu làm quá nhiều sẽ thành phí thời gian. Ví dụ, thỉnh thoảng xem phim với bạn bè thì có thể coi như dành thời gian cho bạn bè, nhưng nếu mỗi ngày dành vài tiếng đồng hồ xem phim dài tập Hàn Quốc thì có thể coi là lãng phí thời gian.
Để xác định thời gian chết, trước khi đi ngủ mỗi ngày bạn có thể kiểm tra xem hôm nay bạn đã lãng phí thời gian vào những việc gì, và lãng phí bao nhiêu thời gian. Một phần mình dùng là Rescue Time, cài vào trong máy tính để xem bạn dành thời gian vào những website, ứng dụng nào nhiều nhất. Vào dashboard của Rescue Time có thể thấy thông tin về thời gian bạn dành vào việc có hiệu quả (software development, viết lách), trung tính (đọc tài liệu, viết email), hoặc không hiệu quả (sử dụng mạng xã hội, đọc báo, chat chit).
Một ngày hiệu quả của mình sẽ như thế này:
Mình dành hơn một nửa thời gian vào việc lập trình, 1/3 vào việc đọc tài liệu và viết email, lên kế hoạch, với chỉ một phần nhỏ vào Facebook, đọc tin, chit chat.
Một ngày không hiệu quả của mình nhìn như thế này:
Mình dành cả tiếng đồng hồ vào mạng xã hội và đọc tin. Thật bùn 🙁
Rescue Time khiến mình nhận ra mình đã lãng phí thời gian nhiều như thế nào vào Facebook. Mỗi lần vào Facebook 10 – 15 phút mình cứ nghĩ là chẳng đáng là bao. Nhưng một ngày mình vào Facbeook 5 lần đã hết 50 – 75 phút. Như vậy, 1 tuần mình sẽ dành khoảng 400 phút, khoảng 7 giờ, nghĩa là gần một ngày làm việc.
4. Tiêu diệt thời gian chết
Sau khi đã xác định được những khoảng thời gian chết đo, chúng ta cần tiêu diệt nó. Sau đây là một số mẹo mà mình đã thu thập được.
- Tập thói quen ngủ đúng giờ, đủ giấc. Khi mình đi ngủ đúng giờ, cơ thể mình sẽ quen với lịch đó và giúp mình ngủ nhanh hơn thay vì lãng phí thời gian thấp thỏm trên giường không ngủ được mà cũng không làm gì được. Ngủ đủ giấc cũng sẽ khiến đầu óc mình minh mẫn hơn, và do đó giúp mình làm việc hiệu quả hơn trong ngày.
- Luôn mang theo mình một cuốn sách để đọc trong lúc chờ đợi ai đó hay chờ đợi tàu xe. Mình dùng Kindle để có thể mang theo nhiều ebooks một lúc. Mình cũng có tài khoản trên Audible để nghe đọc sách khi ngồi trên xe (mình bị say xe nếu đọc sách trên xe).
- Cài đặt email trên điện thoại để có thể tranh thủ đọc và trả lời email lúc chờ đợi.
- Tháo bỏ ứng dụng Facebook trên điện thoại để khỏi bị thông báo từ Facebook làm mất tập trung.
- Dùng Chrome extension như Block Site để block những trang bạn hay mất thời gian vào như Facebook, xem, haivn, …
5. Giúp người khác tôn trọng thời gian của bạn
Người ta sẽ không tôn trọng thời gian của bạn nếu bạn không tôn trọng thời gian bản thân. Thật khó để họ tin rằng bạn tôn trọng thời gian nếu họ bắt gặp bạn dành cả tiếng đồng hồ trên Facebook hay bình luận chuyện trên trời dưới bể trên các diễn đàn, hay thấy bạn dành vài tiếng đồng hồ để ngủ trưa. Bạn phải cho người khác hiểu rằng thời gian của bạn là quan trọng, và bạn sẽ không có thời gian để chờ đợi họ. Ví dụ, một ngày bạn có 4 cuộc hẹn, mỗi cuộc hẹn bị trễ 15 phút, thì bạn đã mất một tiếng. Mình biết điều này rất khó ở Việt Nam khi đến đúng giờ vẫn chưa là thói quen của số đông người dân.
Ở Việt Nam, mỗi khi hẹn với ai đó, mình nói rõ với họ rằng thời gian mình có cho cuộc hẹn. Ví dụ, nếu họ hẹn vào lúc 2h, mình sẽ nói với họ biết rằng mình có việc bận lúc 3h và sẽ phải đi lúc 3h, nên rất mong họ đến đúng giờ. Nếu họ đến trễ, mình sẽ vẫn đi lúc 3h. Công việc bàn không thành thì đó là lỗi của họ. Như thế đồng nghĩa với việc bạn phải đúng giờ. Mắc công kêu người ta đến đúng giờ rồi bạn lại đến trễ thì lần sau khỏi ai tôn trọng thời gian của bạn.
Dĩ nhiên, điều này chỉ mang tính tương đối. Nếu người mình hẹn gặp là Elon Musk thì cho dù họ đến trễ cả tiếng đồng hồ thì có lẽ mình cũng ngồi đợi. Nhưng mình hiếm khi ai đó thành đạt mà mắc bệnh cao su. Mình nghĩ, họ thành đạt là vì họ biết tôn trọng thời gian của bản thân và thời gian của người khác.
Nguồn: https://www.facebook.com/notes/huyen-chip/kỹ-năng-quản-lý-thời-gian/1418579471591756/
